Hast du auch oft das Gefühl, durch den Alltag zu hetzen? Schaufelst du dir Abende frei, um die freie Zeit dann doch nur wieder mit Arbeit, Terminen, Verpflichtungen und Erledigungen zu füllen?
Wenn 24 Stunden einfach nicht mehr ausreichen, fragen wir uns: Wo ist die Zeit geblieben? Und wo bleiben wir?
Kann es sein, dass die Liste an Aufgaben einfach zu lang ist und wir deshalb keine Zeit haben, nie fertig werden und kaum zur Ruhe kommen? Die To-Do Liste wird länger und noch länger. Kaum ist
ein Punkt abgearbeitet, kommen zwei neue dazu. Die Situation erinnert an den aussichtslosen Kampf gegen die Hydra: Schlägt man dem vielköpfigen Monster einen Kopf ab, wachsen zwei neue Köpfe
nach. Aussichtslos. Selbst wenn der Tag 48 Stunden hätte, träte das Keine-Zeit-Problem irgendwann auf. Was ist also der Grund für dieses Phänomen?
Die Antwort gibt das „Parkinsonsche Gesetz“: Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht, unabhängig davon, wie komplex die Arbeit wirklich
ist. Anders ausgedrückt: Wer eine Stunde für eine bestimmte Aufgabe ansetzt, der benötigt auch eine Stunde, obwohl das Wesentliche schon innerhalb von 20 Minuten erledigt ist.
Zeitlimits und Effizienz
Ein Zeitlimit erfordert eine effizientere Vorgehensweise. Ein gutes Beispiel dafür ist das Meeting oder das Verfassen eines Aufsatzes. Wenn von Anfang an weniger Zeit zur Verfügung steht,
überlegt man sich genauer und sorgfältiger, was wirklich wesentlich ist. Räumt man sich hingegen mehr Zeit ein, wird dies wahrscheinlich dazu führen, dass man sich etliche Male etwas Neues
ausdenkt, zu neuen Schlüssen kommt oder aufgrund von zu viel Zeit unwesentliche Details in den Blick nimmt und sich darin verzettelt.
Ganze Hausarbeits- und Aufsatzthemen werden aufgrund von zu viel Zeit umgeworfen, erneuert, wieder umgeworfen. Besprechungen und Meetings verlaufen sich häufig aufgrund von zu viel Zeit ins
Nirgendwo. Klare Beschlüsse und Vereinbarungen werden so oder so erst am Ende getroffen und die Vorlaufzeit hätte man sich zu großen Teilen sparen können.
Aber auch hier geht es nicht um Zahlen! Ein effizientes Meeting kann sowohl 15 als auch 90 Minuten andauern. Entscheidend ist, dass das Wesentliche abgehandelt wird. Was ist wichtig und dringend?
Gibt es einen Zeit- und Ablaufplan?
Das Pareto-Prinzip
Für 100% eines angestrebten Endergebnisses benötigen wir auch 100% der eingeplanten Zeit, das sollte klar sein. Die 80/20 Regel besagt, dass in 20% der Zeit schon 80% des angestrebten Ergebnisses
erreicht werden können. Diese 20% der Zeit betreffen das Wesentliche – die restlichen Aufgaben und Aufgabenanteile fallen dann in die weiteren 80% der Zeit, um die noch fehlenden 20% des
angestrebten Ergebnisses zu erreichen.
Du siehst: Mehr Arbeitszeit bedeutet nicht mehr Produktivität, da das Wesentliche schon in ungefähr 20% der Zeit erarbeitet werden kann. Effizienz beim Arbeiten und Erledigen von Aufgaben steht
nicht in direktem Zusammenhang mit der tatsächlichen Arbeitszeit. Heißt das jetzt, dass wir alle einfach weniger arbeiten sollen? Die Antwort liegt auf der Hand: Nein! Es geht nicht darum,
schlichtweg die Arbeitszeit zu reduzieren oder bestimmte Aufgaben einfach nicht mehr zu erledigen. Das würde auch nicht funktionieren, denn es gibt immer Aufgaben, die viel Zeit beanspruchen und
dabei nicht viel Produktivität erbringen. Es geht nicht darum, weniger zu arbeiten, sondern effizienter!
Priorisiere deine Aufgaben:
- dringend und wichtig
- dringend und unwichtig
- weniger dringend und wichtig
- weniger dringend und unwichtig
Dringendes und Wichtiges hat immer Vorrang. Alles andere kann delegiert oder für einen späteren Zeitpunkt terminiert werden. So erhält man eine klare Struktur und die To-Do Liste ist schon viel
überschaubarer.
Arbeitseffizienz und Achtsamkeit
Effizientes Arbeiten und ein zufriedenstellendes Zeitmanagement sind Übungssache. Ich habe gute Erfahrung mit Arbeitsplänen gemacht. Diese kann man sich selbst erstellen oder als Vorlagen im Netz
finden. Auch das Unterscheiden von wichtigen und unwichtigen Aufgaben ist nicht immer selbstverständlich. Ausprobieren und schauen, was sich bewährt ist eine Vorgehensweise, die ich selbst
bevorzuge. Finde heraus, was sich für dich stimmig anfühlt. Es sollte zu dir und deinem Alltag passen.
Arbeitseffizienz scheitert oft an Zeitfressern und Ablenkungen, die uns im Alltag begegnen – surfen im Internet und der häufige Griff zum Smartphone sind nur zwei der häufigsten Zeitfresser.
Schau, was dich ablenkt und eliminiere diese Zeitfresser, damit du dich voll und ganz auf deine Aufgabe fokussieren und einlassen kannst. Wenn Zeitfresser nicht das Problem sind, frage dich, ob
du deine Arbeitszeiten konsequent begrenzt und diese Grenzen auch wirklich einhältst - Arbeit endet niemals, dein terminiertes Zeitfenster hingegen schon!
Effizientes Arbeiten und ein gutes Zeitmanagement haben mich durch mein Studium und die Ausbildung gebracht und dienen mir auch im Berufsalltag hervorragend. Ich bin überzeugt davon, dass eine
nachhaltige Auseinandersetzung mit der eigenen Arbeitsweise sehr befriedigend ist, wenn man sich auf das Wesentliche fokussiert und seine Aufgaben strukturiert und priorisiert.
Wie setzt du effizientes Arbeiten in deinem Alltag um?